Assistente Técnico - Sintra

Carreira e Categoria – Assistente Técnico / Área de Atividade – Administrativa

Descrição sucinta da função:
Garantir a realização de todos os procedimentos administrativos, relativos ao registo, encaminhamento e arquivo de toda a documentação, assegurando, ainda, o atendimento telefónico e/ou presencial e o seu encaminhamento eficaz, dando uma boa imagem da organização.

Principais atividades:
- Organiza e executa tarefas relacionadas com o expediente geral dos serviços, utilizando plataformas informáticas, tais como, sistema de gestão documental, software de gestão, entre outras.
- Receciona e regista a correspondência, procedendo à distribuição e encaminhamento para os
respetivos serviços ou destinatários, em função do tipo de assunto e da prioridade da mesma.
- Procede ao tratamento e expedição de correio interno, identificando os destinatários e
respetivos postos de entrega, de acordo com os procedimentos em vigor.
- Redige e efetua processamento de texto, nomeadamente, emails, ofícios, memorandos,
informações-proposta, e outros, com base em informação fornecida;
- Organiza e arquiva a documentação, estabelecendo critérios de classificação dos documentos,
respeitando regras e procedimentos de arquivo que facilitem a sua consulta e utilização.
- Atende e encaminha público interno e/ou externo, presencialmente ou telefonicamente,
nomeadamente, munícipes, fornecedores e trabalhadores, em função do tipo de informação ou
serviço pretendido.
- Efetua a gestão de stocks ao nível do economato, registando entradas e saídas de material,
efetuando pedidos, rececionando o material requisitado, verificando a sua conformidade e
assegurando o armazenamento do mesmo.
- Assegura atividades de apoio documental, nomeadamente, conferir, analisar e classificar
documentos, tais como, requisições, guias de remessa e outros, de forma a sistematizar a
informação, tratando-a e/ou encaminhando-a assegurando o seu tratamento.

Competências associadas à função:
Competências transversais: Orientação para os Resultados; Orientação para o Serviço
Público; Orientação para a Mudança e Inovação; Orientação para a Colaboração;
Competências especificas da carreira: Organização, planeamento e gestão de projetos;
Competências específicas do posto de trabalho: Análise Crítica e Resolução de Problemas;
Comunicação; Tomada de Decisão.

Requisitos Adicionais:
- Aptidão verbal para assegurar o correto entendimento dos diversos pedidos e a transmissão
clara e exata da informação
- Aptidão numérica para a realização de cálculos e interpretação de dados numéricos
- Aptidão burocrática para identificar erros em mapas e outros documentos, com rapidez e
precisão, para organizar e classificar documentos
- Capacidade para transmitir informação com clareza e precisão e adaptar a linguagem aos
diversos tipos de interlocutores
- Capacidade de organização do trabalho e gestão do tempo
- Capacidade de adaptação/formação contínua em aspetos técnicos e legislativos
- Informática na ótica do utilizador (processamento de texto, folha de cálculo, correio
eletrónico e base de dados)
- Capacidade para interagir com pessoas com diferentes caraterísticas e em contextos sociais
e profissionais distintos, tendo uma atitude facilitadora do relacionamento e gerindo as
dificuldades e eventuais conflitos de forma ajustada.