Office Coordinator - Lisboa

Detalhes da oferta

responsabilidades chave

• Definir e acompanhar os procedimentos de gestão de escritórios/facilities para garantir a máxima eficiência e qualidade de serviço, nomeadamente regras de trabalho no escritório, plano de contingência COVID, procedimentos de saúde e segurança, garantia e monitorização de material de escritório,inventário, despesas e gestão de contratos de escritório. Responsável pela Comunicação Interna relativa ao Escritórios, Facilities e Administração interna;
• Contacto com fornecedores, condução de reuniões de serviço, análise de propostas, recomendações e obtenção de parceiros selecionados;
• Gestão da frota de acordo com a política da empresa;
• Acompanhar o orçamento, recursos e custos do Escritório/Facilities e realização de relatórios regulares.
• Coordenação de Serviços de TI com fornecedores de empresas de TI de acordo com processos e SLA definidos pela Global IT.
• Marcação de viagens para os funcionários locais. Organização de eventos, reuniões internas e externas, conferências, visitas de convidados, entre outros;
• Gestão de documentos gerais e emails (correspondência, faturas) e seu arquivo;
• Preparação e envio de declarações de despesas relativas ao escritório.

competências

• licenciatura;
• Fluência em inglês (falado e escrito);
• Capacidade de organização, autonomia e proatividade;
• Boa capacidade de comunicação;
• Facilidade no estabelecimento de relações interpessoais;
• Experiência de trabalho em empresa multinacional(preferencial).

principais benefícios